Συστήματα διαχείρισης εταιρικού περιεχομένου (ECM συστήματα) είναι τύποι τεχνολογιών λογισμικού που χρησιμοποιούνται ευρέως στη διαχείριση, αποθήκευση, ανάκτηση και προστασία μη δομημένων πληροφοριών που σχετίζονται άμεσα με τη διαχείριση επιχειρηματικών διαδικασιών σε οποιονδήποτε οργανισμό.
Μερικοί άνθρωποι συγχέουν τα συστήματα ECM και ηλεκτρονικά συστήματα διαχείρισης εγγράφων (SED). Η σύγχυση μεταξύ αυτών των ορισμών προκύπτει λόγω του γεγονότος ότι πολύ συχνά το EDMS, εκτός από τις λειτουργικές μονάδες διαχείρισης εγγράφων, περιλαμβάνει ορισμένες δυνατότητες ECM. Όπως, για παράδειγμα, η αλληλεπίδραση του προσωπικού με την προετοιμασία των εγγράφων. Σε μια τέτοια περίπτωση, είναι πολύ πιθανό να συζητηθεί η επέκταση της λειτουργικότητας σε ένα σύστημα ECM.
Η κύρια διαφορά μεταξύ ενός συστήματος ECM και ενός EDMS είναι ότι, εκτός από τη διατήρηση της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων μιας επιχείρησης, τα συστήματα ECM δημιουργούν έναν ενιαίο χώρο πληροφοριών για όλους τους χρήστες του οργανισμού και παρέχουν επίσης αυτοματοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών.
Χάρη στη χρήση συστημάτων ECM, οι εργατικοί πόροι βελτιστοποιούνται και το λειτουργικό κόστος της επιχείρησης μειώνεται σημαντικά.
Συνήθως, τα συστήματα ECM περιλαμβάνουν τις ακόλουθες υποενότητες (ενότητες), καθεμία από τις οποίες είναι ενσωματωμένη με τις υπόλοιπες υποενότητες, και μπορεί επίσης να υπάρχει ξεχωριστά.
Μερικά από αυτά παρουσιάζονται παρακάτω:
- Επιχειρηματική ηλεκτρονική ενότητα διαχείρισης εγγράφων.
- Ενότητα υποστήριξης επιχειρηματικών διαδικασιών.
- Ενότητα διαχείρισης περιεχομένου Ιστού για εταιρική ιστοσελίδα ή πύλη,
- Ενότητα διαχείρισης περιεχομένου πολυμέσων;
- Ενότητα διαχείρισης γνώσης;
- Ενότητα ελέγχου πρόσβασης περιεχομένου, παρέχοντας τις απαραίτητες πληροφορίες ανεξάρτητα από το χρόνο και τον τόπο.
Κάθε μία από τις υποενότητες απαιτεί ορισμένες δεξιότητες και ικανότητες. Έτσι, για παράδειγμα, η διαχείριση του περιεχομένου Ιστού μιας εταιρικής ιστοσελίδας ή πύλης απαιτεί συγκεκριμένες γνώσεις για τη διαχείριση πόρων στο Διαδίκτυο, και η ηλεκτρονική μονάδα διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων απαιτεί τις λεπτομέρειες της εσωτερικής κίνησης των εγγράφων.
Τα συστήματα ECM συνδυάζουν το περιεχόμενο των εγγράφων και τις πτυχές διαχείρισης της επιχείρησης, σχηματίζοντας ένα ενοποιημένο περιβάλλον για τη διαχείριση εγγράφων και μειώνει τον αριθμό των βημάτων εργασίας για την υλοποίηση επιχειρηματικών εργασιών. Αυτό καθιστά το εταιρικό περιεχόμενο διαθέσιμο σε εκείνους τους χρήστες που το χρειάζονται για να ολοκληρώσουν τη δουλειά τους γρήγορα και αποτελεσματικά.